Cinco dicas para evitar que os projetos de TI sejam cortados

Com a crise econômica global e a necessidade de cortar ao máximo os custos, as companhias estão não só reduzindo como acabando com muitos projetos de longo prazo em TI.

Para superar essa barreira, seguem algumas dicas:

1 – Trabalhe com números: nenhuma empresa vai colocar seu dinheiro em um projeto sem a certeza de que ele trará retorno ao negócio. Portanto, para conseguir aprovação ou a continuidade de uma iniciativa, os CIOs devem elaborar métricas certeiras e eficientes para defender suas idéias. Apenas o cálculo de ROI não é mais suficiente, existe a necessidade de se mostrar os efeitos em redução de custo e aumento de produtividade que o projeto irá gerar.

O cenário é complexo em projetos cujos resultados não são objetivamente mensuráveis, como melhora no ambiente de trabalho e aumento da competitividade, por exemplo. Nesses casos, a saída é mostrar e quantificar (ou pelo menos, tentar) o valor agregado que os objetivos estabelecidos trarão à companhia.

Vale lembrar que, em tempos de recessão, os projetos mais “vagos” são os primeiros na lista de cortes, portanto é importante que, durante sua execução, seus gestores coletem resultados positivos que possam ser usados na defesa da permanência do programa.

2 – Aja como um CFO: assim como os diretores-financeiros, os executivos de TI devem pensar nos resultados numéricos de suas ações e trabalhar com possibilidades reais de iniciativas que impactarão positivamente no negócio. Durante uma crise, por exemplo, a retenção de clientes tem de ser uma prioridade. Assim, projetos que reduzam os custos desse processo de fidelização dos consumidores são uma boa pedida. Além disso, sempre que possível, vale optar por projetos de curto prazo. Quando se trata de dinheiro, CFOs preferem trabalhar com períodos menores, nos quais é mais provável que a moeda valha o mesmo e que grandes mudanças econômicas são menos prováveis.

3 – Olhe para trás e ande para frente: se conseguir a aprovação de um grande projeto é difícil, os CIOs devem trabalhar com a possibilidade de retroceder na fase de elaboração das iniciativas. Ou seja, se foi planejado um conjunto de diversas ações por um custo ‘X’, vale ao executivo priorizar o que é mais importante e propor uma iniciativa menor, mais urgente e pela metade do valor de investimento.

4 – Faça: algumas vezes nem um milhão de apresentações e cálculos serão suficientes para convencer o board da necessidade de implementação de determinado projeto. Nesses casos é preciso lançar mão de estratégias alternativas para mostrar o valor do programa proposto. No caso de um projeto de virtualização, por exemplo, o CIO pode solicitar ao fornecedor um período de “degustação” dos serviços, de 60 ou 90 dias. Assim, será possível mostrar, na prática, a diferença que a novidade trará.

5 – Selecione: em tempos de budget reduzido, para se aprovar um projeto maior é preciso eliminar outros menores. Para tanto, os executivos de TI devem fazer a avaliação de quais são as iniciativas mais necessárias ao período – sempre com foco no resultado corporativo de curto prazo.